JENIS-JENIS PERSEDIAAN

Kata persediaan (atau persediaan barang dagangan) secara umum ditujukan untuk barang-barang yang dimiliki oleh perusahaan dagang, baik berupa usaha grosir maupun ritel, ketika barang-barang tersebut telah dibeli dan ada kondisi siap untuk dijual. Menurut Stice, Stice, Skousen (2004:654) jenis jenis persediaan yaitu :“Bahan baku (raw materials), barang dalam proses (work in proses), dan barang jadi (finished goods) untuk dijual ditujukan untuk persediaan di perusahaan manufaktur”. Sedangkan menurut Richardus Eko Indrajit, Richardus Djokopranoto (2003:8) “Persediaan dapat dibagi beberapa jenis atau klasifikasi adalah sebagai berikut : (1) Bahan baku, (2) Barang Setengah Jadi, (3) Barang Jadi, (4) Barang Umum dan Suku Cadang, (5) Barang untuk proyek, (6) Barang Dagangan”.

Secara garis besar, persediaan dapat dikelompakkan/digolongkan sebagai berikut:

1.       Bahan Baku adalah barang-barang yang dibeli untuk digunakan dalam proses produksi. Sebagian bahan baku diambil langsung dari sumber aslinya. Namun yang yang lebih sering terjadi, bahan baku dibeli dari perusahaan lain yang merupakan barang jadi dari sisi pemasok. Bahan baku terbagi atas bahan baku langsung dan bahan baku tidak langsung. Bahan baku langsung (direct materials) adalah bahan yang secara fisik akan dimasukkan dalam barang yang sedang di produksi, karena bahan ini digunakan secara langsung dalam proses produksi barang. Bahan baku tidak langsung (indirect material) ditujukan untuk bahan pendukung yaitu bahan baku penting digunakan dalam proses produksi tapi tidak secara langsung dimasukkan dalam produk.

2.       Barang Dalam Proses terdiri dari bahan-bahan yang telah diposes namun masih membutuhkan pengerjaan lebih lanjut sebelum dapat dijual. Persediaan ini terdiri dari tiga komponen biaya yaitu:

a)    Bahan Baku Langsung, yaitu biaya bahan baku yang secara langsung dapat diidentifikasi dalam barang yang diproduksi.

b)   Tenaga Kerja Langsung, yaitu biaya tenaga kerja secara langsung dapat diidentifikasikan dengan barang yang diproduksi.

c)    Overhead Pabrik, yaitu bagian dari overhead pabrik yang dibebankan atas barang yang diproduksi.

3.       Barang Setengah Jadi  adalah barang yang masih memerlukan proses produksi untuk dijadikan bahan siap pakai atau bahan jadi. Contoh barang setengah jadi, antara lain benang untuk membuat kain, kain untuk membentuk pakaian, kulit untuk membuat tas, dan sebagainya.

Barang Setengah Jadi (Bahasa Inggris: intermediate goods) atau barang produsen adalah barang yang digunakan sebagai bahan masukan produksi barang lain. Suatu perusahaan dapat membuat selanjutnya menggunakan barang setengah jadi, atau membuat selanjutnya menjual, atau membeli barang setengah jadi. Dalam proses produksi, barang setengah jadi dapat menjadi bagian dari barang jadi, atau diubah sampai tak dikenali lagi.

Contoh Barang Setengah Jadi adalah mesin mobil, beberapa perusahaan membuat dan menggunakannya sendiri, sementara produsen lainnya membelinya dari perusahaan lain sebagai barang setengah jadi.

4.       Barang Produksi atau Barang Manufaktur adalah barang yang telah diproses dengan suatu cara. Barang jenis ini adalah lawan dari bahan mentah, dan dapat terdiri dari barang setengah jadi ataupun barang jadi.

5.       Bahan Penolong adalah bahan yang digunakan dalam proses produksi danditambahkan kedalam proses pembuatan produk yang mana komponennya tidak tidak terdapat pada produk akhir.

6.       Barang Jadi adalah barang yang selesai diproduksi dan menunggu untuk dijual. Setelah produk selesai diproduksi, biaya yang diakumulasikan dalam proses produksi di transfer dari akun persediaan barang dalam proses ke akun persediaan barang jadi. Jadi untuk menentukan apakah barang tersebut merupakan bahan baku, barang setengah jadi atau barang jadi bagi suatu perusahaan harus dilihat apakah barang tersebut sebagai input atau output dari perusahaan tersebut.

PENGERTIAN BAHAN BAKU DAN BARANG JADI

Pengertian Bahan Baku menurut Stice, Skousen (2004:165) mendefinisikan bahan baku sebagai berikut : “Bahan baku adalah barang-barang yang dibeli untuk digunakan dalam proses produksi”.

Menurut Baridwan Zaki (2003 : 150) mendefinisikan bahan baku seabagai berikut : “ Bahan baku adalah barang-barang yang akan menjadi bagian dari produk jadi yang dengan mudah dapat diikuti biayanya”.

Menurut Ekoindrajit, djokopranoto (2003:8) mendefinisikan bahan baku : “Bahan mentah yang belum diolah, yang akan diolah menjadi barang jadi sebagai hasil utama dari perusahaan yang bersangkutan”.

Dari definisi diatas dapat dijelaskan bahwa Bahan Baku adalah barang yang digunakan untuk melakukan proses produksi, selain itu bahan baku juga bisa digunakan untuk memenuhi permintaan dari pelanggan (langsung dijual).

Pengertian Barang jadi menurut Stice, Skousen (2004:665) mendefinisikan barang jadi sebagai berikut : “Barang Jadi adalah barang yang sudah selesai diproduksi dan menunggu untuk dijual ”.
Sedangkan menurut Eko Indrajit, Djokopranoto (2003:9) “Barang jadi adalah barang yang sudah selesai diproduksi atau diolah, yang merupakan hasil utama perusahaan yang bersangkutan dan siap untuk dipasarkan atau dijual”. Jadi, Barang Jadi ialah barang sudah selesai diproduksi dan siap untuk dijual dipasaran.

PENGENDALIAN INTERNAL BAHAN BAKU DAN BARANG JADI

1.       Lingkungan Pengendalian Internal Bahan Baku dan Barang Jadi

Lingkungan pengendalian merupakan pondasi dari semua komponen lain dari sistem pengendalian. Lingkungan pengendalian merupakan efek kumpulan dari beragam faktor pada pembuatan, penguatan atau mengurangi efektifitas dari kebijakan dan prosedur khusus. Dengan kata lain lingkungan pengendalian mengatur keseluruhan kegiatan dari organisasi dan mempengaruhi kesadaran kontrol dari karyawan.

Dalam lingkungan pengendalian faktor yang berpengaruh adalah nilai integritas dan etika, komitmen kepada kompetensi, filosofi manajemen dan gaya operasional, perhatian dan arahan yang diberikan oleh dewan direksi dan komitenya, cara memberi otoritas dan tanggung jawab, serta kebijakan dan prosedur. Lingkungan pengendalian terhadap bahan baku dan barang jadi yaitu menyangkut integritas dan etika dalam menangani bahan baku dan barang jadi. Pemberian keputusan terhadap penanganan bahan baku dan barang jadi oleh pimpinan perusahaan, struktur organisasi dalam mempengaruhi pelaksanaan pengengendalian bahan baku dan barang jadi, dengan menetapkan pemisahan fungsi dan tugas yang menunjukkan pembagian kerja. Mengingat salah satu kelemahan dalam lingkungan pengendalian adalah faktor manusia/ karyawan perusahaan. Dimana yang melaksanakan pengendalian bahan baku dan barang jadi adalah karyawan yang memiliki keterbatasan sebagai manusia biasa, sehingga masalah mutu dan mental karyawan sangat penting dalam lingkungan pengendalian bahan baku dan barang jadi. Untuk itu sangat diperlukan etika dan integritas karyawan.

Menurut Mulyadi (2001:167) mengatakan “Apabila sudah disusun struktur organisasi yang tepat, prosedur yang baik, tetapi tingkat kecakapan pegawai/karyawan tidak memenuhi syarat yang dibutuhkan, maka sistem pengendalian intern tidak akan berhasil dengan baik“.
Tanggung jawab dan wewenang yang diberikan kepada karyawan haruslah seimbang dengan kemampuan karyawan tersebut. Hal ini akan mendukung terciptanya praktek yang sehat dilapangan.

2.       Penilaian Resiko Bahan Baku dan Barang Jadi

Penilaian resiko adalah proses mengidentifikasi, menganalisa dan mengatur resiko yang mempengaruhi tujuan perusahaan. Resiko bisa timbul apabila elemen pemrosesan transaksi bahan baku dan barang jadi tidak dirancang dengan baik, pelimpahan tanggungjawab organisasi kepada orang yang tidak tepat karena pihak manajemen perusahaan menerima informasi yang tidak akurat.

3.       Informasi dan Kominikasi atas Bahan Baku dan barang jadi

Informasi dan Komunikasi atas bahan baku dan barang jadi merupakan kegiatan dari sistem akuntansi perusahaan. Kegiatan akuntansi merupakan sumber dari informasi dan menghasilkan komunikasi atas bahan baku dan barang jadi. Sistem Akuntansi terdiri dari metode dan prosedur pencatatan untuk mengidentifikasi , menyusun, menganalisa, mengklasifikasi, mencatat dan melaporkan transaksi perusahaan dan untuk mempertahankan akuntabilitas terhadap asset dan passiva.

Sistem akuntansi dirancang dan dibuat bukan hanya untuk menghasilkan saldo buku besar sebgai bahan penyusunan laporan keungan, namun juga dapat dijadikan sebagai pengendalian manajemen dan sumber informasi operasional. Informasi dan komunikasi atas bahan baku dan barang jadi dalam sistem akuntansi dimulai dari dokumentasi. Prosedur akuntansi harus dikedepankan sehingga kebijakan dan instruksi bisa secara tegas diketahui dan diterapkan secara seragam sehingga tidak membingungkan informasi dan komunikasi dalam perusahaan. Informasi harus dirancang dengan baik dimulai dengan perancangan formulir yang rinici dan ditegaskan kedalam buku besar sehingga menghasilkan laporan yang dapat dijadikan informasi. Informasi yang diperoleh dapat dijadikan sebagai bahan dalam pengambilan keputusan bagi pihak manajemen untuk selanjutnya dikomunikasikan ke lingkungan pengendalian bahan baku dan barang jadi. Informasi dan komunikasi atas bahan baku dan barang jadi dalam perusahaan manufaktur antara lain menyangkut metode pencatatan dan metode penilaian.

4.       Aktivitas Pengendalian Bahan Baku dan Barang Jadi

Aktivitas pengendalian meliputi kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa kebijakan manajemen telah dilaksanakan. Kebijakan dan prosedur ditujukan untuk mengendalikan resiko yang mungkin terjadi dalam pencapaian tujuan perusahaan.

Tujuan aktivitas pengendalian yaitu:

a.       Rencana organisasi meliputi pemisahan kewajiban untuk mengurangi kesempatan untuk mengijinkan seseorang berada dalam posisi baik untuk melakukan atau menutupi kesalahan atau hal tidak biasa dalam tindakan normal kewajibannnya.

b.      Prosedur meliputi rancangan dan penggunaan doukumen dan catatan yang memadai untuk membantu menjamin pencatatan transaksi dan kejadian dengan tepat.

c.       Akses kepada asset hanya diijinkan bila sesuai dengan otorisasi manajemen.

d.      Pemeriksaan dan ulasan independen dibuat atas akuntabilitas asset dan prestasi.

e.      Pengendalian pemrosesan informasi diterapkan untuk memeriksa otorisasi yang tepat, akurasi dan kelengkapan dari transaksi individual.

Aktivitas pengendalian bahan baku dan barang jadi dapat dijabarkan dalam empat unsur yaitu :

a.       Pengendalian Pemrosesan Informasi.

b.      Pemisahan Tugas yang memadai

c.       Pengendalian fisik atas bahan baku barang jadi

d.      Review atau telaah Kinerja.

a.  Pengendalian Pemrosesan Informasi

Setiap transaksi bahan baku dan barang jadi harus diotorisasi dengan tepat dan pantas. Jika transaksi bahan baku dan barang jadi dilakukan tidak mengikuti peraturan dan informasi yang diberikan dan tidak adanya otorisasi yang jelas, maka akan terjadi kekacauan pencatatan dan prosedur transaksi. Otorisasi dapat berlaku umum atau pun khusus. Otorisasi umum adalah dimana manajemen menyusun kebijakan bagi seluruh bagian organisasi untuk ditaati, sedangkan otorisasi khusus dilakukan terhadap transaksi individual. Otorisasi umum biasanya tercermin dalam dokumen transaksi yang bersifat umum. Persetujuan merupakan kebijakan dalam pengendalian pemrosesan informasi setelah otorisasi diberikan. Persetujuan biasanya dibuat setelah adanya otorisasi dan digunakan untuk mendeteksi transaksi aktivitas yang tidak sah. Persetujuan diperlukan untuk menjamin bahwa karyawan beroperasi dalam lingkup kewenangan mereka.

Dalam melakukan pengendalian pemrosesan informasi terhadap bahan baku dan barang jadi maka perlu diketahui sistem dan prosedur dari akuntansi bahan baku barang jadi . Menurut Mulyadi (2001 : 559 ) sistem dan prosedur akuntansi persediaan yaitu :

1)      Prosedur pencatatan produk jadi yang dijual.

2)      Prosedur pencatatan harga pokok jadi yang dijual

3)      Prosedur pencatatan harga pokok jadi yang diterima kembali dari pembeli.

4)      Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan produk dalam proses.

5)      Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli.

6)      Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan pemasok.

7)      Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang.

8)      Prosedur dan pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian barang gudang

9)      System penghitungan fisik persediaan.

Semua prosedur dan sistem diatas dimulai dengan catatn dokumen yang menggambarkan sistem akuntansi bahan baku dan barang jadi. Catatan dan dokumen merupakan objek fisik dimana dimulai suatu transaksi, kegiatan sistem bahan baku dan barang jadi yang dimasukkan dan di iikhtisarkan dan merupakan sumber awal dari suatu informasi dan dikomunikasikan sebagai pengendalian bahan baku dan barang jadi . Ini semua mencakup bukti transaksi dan catatan berupa laporan-laporan mulai dari pengadaan bahan baku dan barang jadi. Dokumen sebagai bukti transaksi harus harus bisa memberikan keyakinan memadai bahwa seluruh transaksi otorisasi dengan pantas dan benar kemudian dicatat. Dokumen dan catatan sebaiknya disiapkan pada saat terjadinya transaksi atau segera sesudahnya, agar lebih dipercaya dan menghindari kekeliruan , cukup sederhana dan jelas untuk dimengerti , multiguna dan dirancang dalam bentuk yang mendorong penyajian yang benar . Misalnya dokumen harus berisi petunjuk arah yang tepat, ruang kosong untuk otorisasi / persetujuan serta ruang khusus yang dirancang untuk data numeris.

Dokumen harus dapat digunakan multiguna , maka harus dirancang agar setiap penyiapan satu dokumen asli akan langsung menghasilakan sejumlah salinan yang dibutuhkan. Setiap bukti transaksi harus didukung satu atau lebih dokumen pendukung , misalnya bukti pembelian bahan baku, harus didukung oleh faktur pembelian, surat pesanan surat order pembelian, bukti permintaan dan dokumen pendukung lainya. Kegiatan lain dari pengendalian pemrosesan informasi yang harus dilakukan adalah pengecekan independen yang dapat dilakukan secara rutin atau periodik terhadap catatan-catatan yang dipegang oleh orang yang berbeda yang saling mendukung atau mengecek. Pengecekan independen dapat dilakukan oleh pihak internal perusahaan atau eksternal. Pengecekan inependen meliputi verifikasi atau pembuktian pekerjaan yang dapat dilakukan secara rutin atau periodik terhadap catatan-catatan yang dipegang oleh orang yang berbeda yang saling mendukung atau saling mengecek Pengecekan independen dapat dilakukan oleh pihak internal perusahaan atau eksternal. Pengecekan independen meliputi verifikasi atau pembuktian pekerjaan yang telah dilakukan oleh bagian tertentu dan pengecekan kesesuaian dokumen-dokumen. Pengecekan harus dilakukan setiap pihak yang terlibat dalam pengelolaan bahan baku dan barang jadi.

Bentuk pengecekan terhadap bahan baku yang biasanya dilakukan adalah pemeriksaan fisik bahan baku dan dibandingkan dengan kartu gudang dan kartu bahan baku yang tersimpan di masing-masing bagian .

b.      Pemisahan Tugas Yang Memadai

Pemisahan tugas dilakukan untuk memberikan pengecekan silang atas pekerjaan pihak lain dan menghindari karyawan melakukan duplikasi pekerjaan. Pemisahan tugas juga merupakan bagian yang mendukung pengendalian intern. Pemisahan tugas yang memadai dalam pengelolaan bahan baku dapat dilihat dari pencatatan yang dilakukan oleh bagian gudang dan bagian akuntansi. Hal ini dilakukan untuk menghindari manipulasi harga pokok bahan baku dan penggelapan bahan baku. Bagian gudang hanya diberikan kartu gudang yang berisi informasi tentang kuantitas bahan baku, sedangkan bagian akuntansi diberikan kartu persediaan yang mencatat kuantitas bahan baku dan harga pokoknya, hal ini sebagai kontrol terhadap bagian gudang. Bagian pembelian tidak begitu saja melakukan pembelian, pembelian dilakukan ketika ada permintaan bahan baku dari bagian gudang.

Pada dasarnya pemisahan tugas merupakan pengendalian terhadap masing-masing bagian yang dilaksanakan dengan memisahkan fungsi-fungsi pokok dalam pembelian, penyimpanan dan akuntansi. Suatu transaksi akan dilaksanakan oleh fungsi pembelian jika ada otorisasi dari yang berwenang, hasil transaksi akan disimpan oleh fungsi penyimpanan dan transaksi yang terjadi akan dicatat oleh fungsi akuntansi. Dalam pemisahan tugas / fungsi pada pengendalian bahan baku dan barang jadi ada beberapa prosedur yang harus dilaksanakan yaitu:

A.      Bahan Baku

                         1.        Prosedur Pembelian Bahan Baku

Berdasarkan Surat permintaan pembelian dari bagian gudang, bagian pembelian membuat permintaan penawaran harga dan dikirimkan kepada pemasok, setelah menerima permintaan penawaran harga, pemasok membuat penawaran harga dan mengirimkanya kebagian pembelian. Setelah menerima penawaran harga dan mengirimkannya ke bagian pembelian. Setelah menerima penawaran harga dari pemasok maka bagian pembelian membuat surat order pembelian rangkap enam dengan distribusi sebagai berikut :

a.       Lembar 1 dan 2 dikirim ke pemasok/supplier,

b.      Lembar 3 dikirim ke bagian akuntansi,

c.       Lembar 4 dikirim ke bagian gudang,

d.      Lembar 5 dikirim ke bagian penerimaan barang

e.      Lembar 6 menjadi arsip bagian pembelian.

                       2.          Prosedur Penerimaan Bahan Baku

Setelah barang yang dipesan datang, maka bagian penerimaan barang melakukan penghitungan kuantitas barang tersebut dan mencocokkannya dengan surat order pembelian yang diterimanya dari bagian pembelian. Apabila barang yang diterima sudah sesuai dengan yang dipesan, bagian penerimaan membuat laporan penerimaan barang rangkap tiga, lembar 1 dikirim ke bagian pembelian, lembar 2 dikirim kebagian gudang beserta barangnnya dan lembar 3 beserta surat order pembelian lembar 2 diarsipkan oleh bagian penerimaan sebagai arsip. Bagian gudang mencocokkan barang yang diterima dengan laporan penerimaan barang dan surat order pembelian, mencatat laporan penerimaan barang dan surat order pembelian ke dalam kartu gudang, kemudian menyerahkan laporan penerimaan barang yang sudah ditandatangani kepala gudang ke bagian akuntansi/utang. Bagian pembelian setelah menerima faktur dari pemasok mencocokkannya dengan laporan penerimaan barang dari bagian penerimaan, kemudian menyerahkan faktur ke bagian akuntansi dan mengarsipkan laporan penerimaan barang.

                       3.          Prosedur Pengeluaran Bahan Baku

Prosedur Pengeluran bahan baku adalah sebagai berikut:

a.       Berdasarkan daftar kebutuhan bahan baku, bagian produksi membuat bukti pengeluaran barang rangkap 3, ditandatangani oleh kepala bagian kemudian diserahkan kebagian gudang.

b.      Bagian gudang mengisi jumlah barang yang dikeluarkan, menandatangani bukti pengeluaran barang dan menyerahkan barang yang diminta. Bukti penerimaan barang yang sudah ditandatangani, lembar 1 dikirim ke bagian akuntansi/persediaan, lembar 2 sebagai arsip bagian gudang dan lembar 3 dikirim ke peminta barang.

c.       Berdasarkan lembar 2 bukti pengeluaran barang, bagian gudang mencatat pengeluaran barang pada kartu gudang.

                       4.          Prosedur Pencatatan Bahan Baku

Bagian akuntansi mencocokkan faktur dengan surat order pembelian dari bagian pembelian serta laporan penerimaan barang yang telah ditandatangani oleh kepala gudang, kemudian membuat bukti kas keluar 3 lembar bukti kas keluar lembar 1 dicatat ke register bukti kas, bukti kas keluar lembar 2 ke bagiaan katu persedian untuk pencatatan persediaan kedalam kartu persediaan dan dan bukti kas lembar 3, SOP lembar 4, LPB lembar 1 serta faktur diarsipkan sebagai bukti kas keluar yang belum dibayar.

B.      Barang Jadi

1.    Prosedur Order Penjualan Barang Jadi

Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat Faktur Penjualan Barang jadi dan mengirimkannya ke berbagai fungsi sebanyak 5 lembar diantaranya lembar 1 dan 2 untuk fungsi/bagian pengiriman, lembar 3 dan 4 untuk fungsi/bagian gudang, lembar 5 untuk arsip untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli.

2.    Prosedur Pengiriman

Dalam prosedur ini fungsi gudang menyiapkan barang yang diperlukan oleh pembeli dan fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam faktur penjualan barang jadi yang diterima dari fungsi gudang dan bagian order penjualan. Pada saat penyerahan barang, fungsi pengiriman meminta tanda tangan penerimaan barang dari pembeli diatas faktur penjualan barang jadi.

3.    Prosedur Pencatatan Piutang

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat tembusan yaitu lembar 1 dan 2 dari bagian pengiriman yang sudah di tandatangani oleh pelanggan ke dalam kartu piutang.

4.    Prosedur Penagihan

Dalam prosedur ini fungsi penagihan menerima faktur penjualan barang jadi dan mengarsipkannya menurut Abjad. Secara periodik fungsi penagihan membuat surat tagihan dan mengirimkannya kepada pembeli dilampiri dengan faktur penjualan barang jadi.

5.    Prosedur pencatatan penjualan

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat transaksi penjualan barang jadi ke dalam jurnal penjualan.

Ø  Pengendalian Fisik atas Bahan Baku dan Barang jadi

Bentuk pengendalian fisik terhadap bahan baku dan barang jadi dilakukan dengan menghitung jumlah kuantitas bahan baku dan barang jadi yang ada (stock opname). Stock opname dilakukan oleh bagian-bagian yang terkait dengan pengelolaan bahan baku dan barang jadi kemudian hasil stock opname dituangkan dalam laporan hasil opname fisik dan ditandatangi oleh bagian-bagian yang melakukan opname fisik.

Ø  Review Kinerja

Review kinerja atau telaah kinerja adalah merupakan bagian dari pengendalian administrasi , dimana pada review kinerja pihak manjemen perusahaan melakukan telaah /analisa terhadap laporan-laporan yang dibuat oleh masing-masing bagian yang menyangkut tentang pelaporan bahan baku. Bentuk telaah/analisa ini dapat dilakukan dengan membandingkan antara anggaran pemakaian bahan baku dan penjualan barang jadi apakah mereka telah bekerja secara optimal. Disamping itu telaah kinerja ini juga bertujuan menilai efektivitas pencapaian tujuan perusahaan.

Ø  Pemantauan Terhadap Bahan Baku dan Barang jadi

Pemantauan terhadap aktivitas pengelolaan bahan baku ini biasanya dilakukan oleh manajemen melalui pengendalian internal yang dilaksanakan oleh Satuan Pengawasan Intern (SPI) perusahaan. Pemantauan ini bertujuan untuk melihat apakah sistem yang telah ditetapkan manajemen sehubungan dengan pengendalian bahan baku dan barang jadi berjalan sebagaimana mestinya. Hasil pemantauan tersebut dapat dijadikan sebagai masukan bagi manajemen untuk mengambil keputusan dalam tindalan-tindakan perbaikan yang diperlukan.

Ø  Pengendalian Melalui Anggaran

Anggaran sebagai alat manajemen untuk keperluan perencanaan dan pengendalian, adapun tujuan dari pengendalian itu sendiri adalah untuk memastikan pencapaian tujuan, sasaran, dan standar perushaan. Adapun pengertian anggaran menurut T. Sirait Justine (2006:6) :“Anggaran adalah rencana kegiatan perusahaan, rencana ini mencakup berbagai kegiatan operasional yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi satu sama lain”. Sedangkan menurut Munandar (2000:1):“ Anggaran adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis, yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan, yang dinyatakan dalam unit(kesatuan)moneter dan berlaku untuk jangka waktu (periode) tertentu yang akan datang”. Jadi anggaran dapat diartikan sebagai suatu rencana kegiatan yang dibuat suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya dalam jangka waktu tertentu. Sedangkan pengrtian pengendalian menurut T. Sirait Justine (2006:5) “Pengendalian adalah sebagai suatu proses mengukur dan mengevaluasi untuk kerja nyata setiap organisasi, dan mengambil tindakan koreksi jika diperlukan”. Pengendalian dapat dilakukan dengan menggunakan Anggaran, laporan khusus atau evaluasi pribadi.

Proses pengendalian Anggaran biasanya mengikuti tahapan-tahapan berikut :

a.    Membandingkan realisasi untuk jangka waktu tertentu dengan sasaran yang direncanakan.

b.    Membuat laporan realisasi yang menunjukkan hasil aktual, hasil yang direncanakan, dan perbedaannya.

c.     Menganalisis penyimpangan dan mencari penyebabnya.

d.    Membuat alternatif tindakan perbaikan.

e.    Memilih tindakan perbaikan dari sejumlah alterntif yang ada.

f.     Melakukan tindakan lanjut untuk menilai efektifitas perbaikan yang dilakukan, yang kemudian dilanjutkan dengan umpan ke muka (feed forward) untuk membuat rencana berikutnya.

a)        Manfaat Anggaran sebagai alat pengendalian

Anggaran berfungsi sebagai tolak ukur, sebagai alat pembanding untuk menilai atau mengevaluasi realisasi kegiatan perusahaan. Dengan membandingkan antara apa yang tertuang didalam anggaran dengan apa yang dicapai oleh realisasi kerja perusahaan, dapatlah dinilai apakah perusahaan telah sukses bekerja atau kah kurang sukses bekerja. Dari perbandingan tersebut dapat pula diketahui sebab-sebab penyimpangan antara anggaran dan realisasi kerja terhadap rencana yang telah digariskan. Penyimpangan-penyimpangan itu sendiri ada yang bersifat positif (menguntungkan), yaitu apabila realisasi kerja justru lebih bagus dari pada yang direncanakan, dan ada yang bersifat negatif (merugikan) yaitu apabila realisasi kerja kurang bagus jika dibandingkan dengan rencana yang telah ditetapkan, sehingga dapat diketahui kelemahan-kelemahan dan kekuatan-kekuatan yang dimilki perusahaan. Hal ini akan dapat dipergunakan sebagai bahan pertimbangan yang sangat berguna untuk menyusun rencana atau anggaran selanjutnya secara lebih matang dan lebih akurat.

b)        Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Penyusunan Anggaran

Sebagaimana telah diutaranakan dimuka, suatu anggaran dapat berfungsi dengan baik bila mana taksiran-taksiran (forecast) yang termuat didalamnnya cukup akurat, sehingga tidak jauh berbeda dengan realisasinya. Untuk bisa melakukan penaksiran secara lebih akurat, diperlukan berbagai data, informasi dan pengalaman, yang merupakan faktor-faktor yang harus dipertimbangkan didalam menyusun anggaran. Adapun faktor-faktor tersebut secara garis besar dapat dibedakan menjadi dua kelompok, ialah:

1.         Faktor-faktor Intern

2.         Faktor-faktor Ekstern

Faktor-faktor intern, yaitu data , informasi dan pengalaman yang terdapat didalam perusahaan sendiri. Faktor-faktor tersebut antara lain berupa:

1)      Penjualan tahun-tahun yang lalu.

2)       Kebijaksanaan perusahaan yang berhubungan dengan masalah harga jual, syarat pembayaran barang yang dijual, pemilihan saluran distribusi.

3)      Kapasitas produksi yang dimiliki perusahaan.

4)      Tenaga kerja yang dimiliki perusahaan, baik jumlahnya maupun keterampilan dan keahlianya.

5)      Modal kerja yang dimiliki perusahaan.

6)      Fasilitas-fasilitas yang dimiliki perusahaan.

7)      Kebijaksanaan-kebijaksanaan peusahaan yang berkaitan dengan pelaksanaan fungsi fungsi perusahaan, baik dibidang pemasaran, di bidang produksi, dibidang pembelanjaan, dibidang administrasi maupun dibidang personalia.

Sampai batas-batas tertentu perusahaan dapat mengatur dan menyesuaikan faktor-faktor intern ini dengan apa yang diinginkan unuk masa yang akan datang. Oleh sebab itu faktor-faktor intern ini sering disebut sebagai faktor yang dapat diatur (controlable).